Unify OpenScape Messaging

Nahtlose Unternehmenskommunikation durch erweitertes Unified Messaging

Durchgängiger Informationsfluss, Flexibilität und Geschwindigkeit sind entscheidende Faktoren für den Erfolg moderner Unternehmen. Um schnell und flexibel zu sein, ist eine nahtlose Kommunikation sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Kunden und Lieferanten eine Grundvoraussetzung. Deshalb müssen die Mitarbeiter schnell und unkompliziert auf Multimedianachrichten zugreifen und diese verwalten können.

Das gelingt mit den Unified Messaging-Funktionen von OpenScape Messaging: Die Mitarbeiter des Unternehmens verfügen über eine zentrale Multimedia-Mailbox, über die Sprach-, Fax-, E-Mail- und SMS-Nachrichten abgerufen und verwaltet werden können. Diese Mailbox können sie sowohl vom PC als auch vom Telefon aus abrufen. Deshalb ist OpenScape Messaging gerade für Unternehmen ideal, deren Mitarbeiter häufig unterwegs sind und die dabei trotzdem für ihre Kunden immer erreichbar sein müssen.

Informationsflut

Die steigende Medienvielfalt, die Mobilität der Mitarbeiter sowie das Kommunikationsvolumen im Allgemeinen können sich negativ auf den Betrieb auswirken. Mitarbeiter, die zunehmend mit Kommunikation, das heißt dem Abrufen und Verarbeiten von Nachrichten, beschäftigt sind, haben mit folgenden Problemen zu kämpfen:

• Verschwendung kostspieliger Arbeitszeit: Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit bei dem Versuch, erfolgreich mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren.

• Verzögerte Entscheidungsfindung: Da das große Kommunikationvolumen von den meisten Mitarbeitern kaum zu bewältigen ist, verzögert sich der Prozess vom Abrufen der Informationen über die Entscheidungsfindung bis hin zur Bekanntgabe des Resultats drastisch.

• Langsamere Geschäftsprozesse: Aus den gleichen Gründen können Aufgaben und Prozesse nicht mehr so schnell erledigt werden – die Abläufe innerhalb des Unternehmens werden langsamer.

• Unterschiedliche Kommunikationstechnologien: Allzu oft besteht die Kommunikationstechnologie eines Unternehmen noch aus einer Mischung veralteter Systeme, die sich nicht ineinander integrieren lassen und deshalb nur schwer und kostspielig zu verwalten sind.

Mit OpenScape Messaging werden folgende Probleme gelöst:

• Sparen kostspieliger Arbeitszeit: Da sämtliche Nachrichten in einer Ansicht angezeigt werden, können sie von den Mitarbeitern effizient verwaltet werden und die Mitarbeiter können schnell auf Fragen von Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern antworten.

• Entscheidungsfindung beschleunigen: Entscheidungen werden schneller getroffen und andere Geschäftsprozesse beschleunigt, da Nachrichten über verschiedene Benutzeroberflächen oder Geräte abgerufen werden können.

• Mitarbeiterzufriedenheit: Mit OpenScape Messaging sinkt die Kommunikationsüberlastung, da Mitarbeiter dringenden Nachrichten eine höhere Priorität einräumen können.

• Schützt Technologie-Investitionen: Aufgrund der offenen Standards bleiben bisherige technologische Investitionen geschützt, da die Interoperabilität mit einer Vielzahl von PBX- und E-Mail-Client-Umgebungen gewährleistet ist.

Technische Informationen

OpenScape Messaging kann problemlos mit einer Vielzahl von PBX-Systemen eingesetzt werden, ohne die Telefonie-Infrastruktur eines Unternehmens dafür ändern zu müssen. Dazu gehören die beliebtesten Groupware-Systeme, wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino.

OpenScape Messaging überträgt alle Sprach-, E-Mail-, Fax- und SMS-Nachrichten in eine einzige Inbox. Und unterstützt Telefon- sowie PC-Benutzeroberflächen, damit der einfache Zugriff auf diese Nachrichten gewährleistet ist.

Benutzer greifen auf ihre Nachrichten normalerweise über ein bekanntes PC-Programm wie zum Beispiel Microsoft Outlook zu. Der Zugriff auf Multimedia-Nachrichten kann aber auch von jedem Telefon oder Internet-Browser aus erfolgen. Die Telefonbenutzeroberfläche (Telephone User Interface – TUI) umfasst Tonwahlaufforderungen und Spracherkennungssoftware. So können Benutzer dem System Befehle per Freisprecheinrichtung erteilen, wenn sie unterwegs sind.

OpenScape Messaging unterstützt folgende Kommunikationsmedien:

• Sprache
  Standardmäßige Sprachnachrichten-Funktionalitäten werden durch intelligente Funktionen zur Anrufabwicklung verbessert, wie zum Beispiel automatische Vermittlung, Anrufweiterleitung, individuelle Begrüßungen nach Anrufart und Tagesbegrüßung mit automatischem Zeitablauf am Ende des Tages. Sprachnachrichten können vom Benutzer mühelos archiviert werden, da sie über den E-Mail-Client ankommen.

• E-Mail
  E-Mails können verwendet werden, um Informationen wie Sprachdateien oder Faxanhänge zu senden beziehungsweise weiterzuleiten. E-Mails können via Telefon vorgelesen werden. Ein Benutzer kann alle Sprachnachrichten im E-Mail-Posteingang sehen und Audio- sowie Web-Konferenzen planen und starten.

• PC
  Der OpenScape Messaging Desktop Client bietet Softphone-Funktionen und ermöglicht es den Mitarbeitern, die Präsenz von Kollegen anzuzeigen und ihnen Instant Messages zu senden.

• Fax
  Die verbesserte Nachrichtenübermittlung per Fax sorgt für einen höheren Datenschutz, da ein Fax direkt am Schreibtisch des jeweiligen Benutzers ankommt - und nicht im Faxgerät des Unternehmens. Neben dem höheren Datenschutz können Benutzer nun auch festlegen, an welchem Faxgerät oder Drucker die Nachricht ausgedruckt werden soll. So ist der mobile Zugriff auf Faxe von überall aus möglich (Flughafen, Hotel usw.).

• SMS
  Nachrichten, die ausschließlich per Mobiltelefon übertragen und verwaltet wurden, können nun vom OpenScape Messaging Posteingang verwaltet werden.

• Web
  Mit dem Web Client können Mitarbeiter problemlos auf ihre Nachrichten zugreifen und Audio- sowie Web-Konferenzen von jedem PC mit Internetzugriff starten.

OpenScape Messaging bietet in der Branche einzigartige (single/duale) Optionen zum Speichern von Nachrichten. Das bietet IT-Abteilungen die Möglichkeit zur Ressourcenoptimierung, da Redundanzanforderungen nun auf Benutzerbasis konfiguriert werden können.